Как делать базу данных в access?
Это только с виду офисная программа MS Access сложна, а на самом деле работать в ней очень просто за счёт удобных функций и интерфейса. Вы сможете хранить в ней не только важную информацию, но и обрабатывать данные, создавать отчёты, формы, всевозможные диаграммы.
Для начала запустите MS Access и откройте «Файл», в выпавшем меню найдите строку «Создать». Откроется ещё одно меню, из которого выберите и создайте «База данных». Откроется окошко, куда нужно будет ввести имя вашей базы данных либо, если вас устраивает имя предложенное, то с ним и согласиться. Выберите папку, в которой будет храниться созданная вами база.
Теперь вам нужно поработать, выбирая функции для дальнейших действий с сохраненной базой. Найдите слева колонку, где отображается список разделов. Там по умолчанию уже выделен пункт «Таблицы». В правой части колонки есть список вариаций, посредством которых вы создадите таблицы для вашей базы. Можно создать таблицу в удобном режиме конструктора, путём вода данных и с помощью мастера.
Проще всего вам будет создать таблицы, выбрав режим конструктора. Вы увидите, что на экране возникло новое окошечко, вверху которого имеется сетка. В её ячейки нужно ввести параметры будущей таблицы. Например, создайте таблицу с 4-мя полями:
Поле первое с числовым типом – «Код»; Второе и третье поля с текстовым типом – «Фамилия» и «Имя»; И поле четвёртое с текстовым типом – «Телефон».
Теперь первое поле выделите с помощью щелчка левой кнопки указателя, и нажмите на пункт «Ключевое поле». Сохраните и закройте готовую таблицу, написав её название, например, «Менеджер». Вновь откройте таблицу и в соответствующие поля введите данные ваших менеджеров.
Теперь попробуйте создать таблицу, но уже с тремя озаглавленными полями: Поле первое с текстовым типом – «Фамилия»; Второе поле с текстовым типом – «Должность»; Второе поле с денежным типом – «Зарплата».
Сохраните и закройте готовую таблицу, написав имя, например, «Сводная». Вновь откройте таблицу и в соответствующие поля введите данные на ваших менеджеров.
Теперь перейдите к закладке «Запросы» и после создайте запрос в более простом режиме конструктора. Вы увидите, что откроется окошко, где отобразиться перечень в созданных вами таблицах. Обе ваши таблицы выберите. Затем найдите внизу на бланке запроса в столбце №1 поле «Сотрудник. Фамилия», и в столбце №2 – «Организация. Должность». Сохраните, закройте «Должность сотрудника». Попробуйте вновь открыть данный запрос, и в нём отобразиться только пара столбцов – это «Фамилия» и «Должность». Таким образом, в этой базе будет показана вам определённая информация о должности того или иного сотрудника.
Чтобы в дальнейшем вам было удобно заполнять базу, найдите и активируйте закладку «Форма» и создайте форму с помощью мастера. Откроется окошко, где вам следует выбрать таблицу «Менеджер». После этого, воспользовавшись кнопкой с указателем, переместите из окна «Доступные поля» в «Выбранные поля» созданные вами поля Имя, Фамилия и Телефон.
После выбора кнопки «Далее» вам следует выбрать из предложенных программой форматов формы тип «Ленточный». Теперь ещё раз «Далее» и отдайте предпочтение для начала стилю «Стандартный» – «Далее». Введите название «Менеджер» – кликните на «Готово». Теперь перед вами откроется форма, где уже отображены данные о ваших менеджерах. Внизу появилось пустое поле, куда вы можете внести данные об остальных сотрудниках.
Выделите «Отчёты» в вашей базе и перейдите по закладке, для создания отчёта с помощью мастера. Снова откроется окно, где активируйте «Должность сотрудника». Теперь из окошка левого захватите, и перенесите в окошко правое поля – Должность и Фамилия. После выбора кнопки «Далее», нажмите на «Готово». Увидите, что появился готовый бланк отчёта, где отображена выбранная вами вручную информация. Благодаря функции отчёта можно самостоятельно подбирать данные, чтобы потом вывести их на печать.
Пользуясь макросами, легко автоматизировать операции над объектами вашей базы данных. Найдите закладку «Макросы» и нажмите на «Создание». Выплывает окошко конструктора. Из выпавшего списка найдите «Открыть Запрос» – это макрокоманда. Теперь изберите запрос «Должность сотрудника», сохраните и закройте свой макрос. Теперь по двойному щелчку ваш макрос «Должность сотрудника» будет открываться.
